Основные возможности ИБР: Бюджетирование

Общецелевые

• Алгоритмы «двунаправленного бюджетирования», позволяют реализовывать планирования следующими методами:
• «Сверху вниз»: плановые показатели определяются централизованно экономическим управлением (ЭУ) (на основании стратегии, фактических и прогнозных данных прошлых периодов, нормативов, расчетных формул или путем ручного ввода), а затем (при необходимости) распределяются на основании заданных алгоритмов в рамках утвержденных структур аналитических признаков на элементы более низкого уровня (например, распределение показателей филиалов на точки продаж); в рамках данного метода предусмотрена возможность корректировки показателей вручную.
• «Снизу вверх»:плановые показатели вводятся в систему пользователями, а затем уже на уровне системы консолидируются в сводные форматы; в рамках данного метода должны быть реализованы контрольные точки (например, устанавливающие контроль соответствия нормативам или целевым стратегическим показателям) – функционирующие как на этапе ввода данных пользователем в систему (в формате запретов или диалоговых окон), так и на этапе централизованной проверки консолидированных форм.
• «Смешанный алгоритм планирования»: в рамках одной модели возможно  использование элементов как планирования «сверху вниз», так и планирования «снизу вверх». Этапы могут осуществляться как последовательно (например, вначале  централизованно планируются значения показателей по «родительским статьям» в рамках какого-либо справочника, а затем – они вручную распределяются на значения следующих по иерархиям уровней), так и параллельно (например, какие-то показатели планируются «сверху вниз», а другие – «снизу вверх»).
• Бюджеты формируются в структуре подразделений Компании.
• Система обеспечивает наглядное графическое отображение взаимосвязи бюджетов и порядка их заполнения.
• Система предусматривает возможность отражения таких признаков как  «план», «факт», «прогноз», а также признаков:
• «утвержденный план»,
• «мотивационный план» (актуальная версия плана), в котором отражается актуальная версия бюджета, учитывающая утверждаемые в течение года корректировки,
• «текущий план», в котором отражаются текущие не утверждаемые перераспределения плановых показателей как между статьями затрат, так и между элементами других справочников, а также согласованные руководством сверх бюджетные расходы.
• При этом на уровне отчетов возможно сопоставление фактических данных, как с «утвержденным планом», так и с «мотивационным планом» и «актуальным планом».
• Система позволяет формировать график подготовки бюджета, этапы согласования (с различными маршрутами как в рамках алгоритмов планирования разных показателей, так и на различных этапах бюджетного процесса), а также поддерживать систему оповещений об изменениях и текущих статусах. В системе присутствует функционал контроля исполнения графиков работ (процессов), с указанием ответственных за определенные «точки», а также системой контрольных функций и оповещений с возможностью гибкой настройки.
• Для каждой бюджетной модели предусмотрена версионность бюджетов в системе. Версии создаются пользователем без значительных усилий:
• Различающиеся по начальным данным бюджетного задания (прогнозные курсы и ограничивающие показатели – оптимистические/пессимистические значения прогнозов);
• Различающиеся по значениям требуемых показателей (KPI).
• Система позволяет сравнивать и анализировать версии.
• В системе предусмотрен процесс согласования версий бюджета, который включает  возможность внесение правок в бюджет в процессе согласования, согласование этих правок у других задействованных лиц. Данный процесс является протоколируемым, настраиваемым и много итерационным.
• Процесс согласования происходит в системе параллельно и/или последовательно (различные этапы должны иметь разграниченную возможность настройки).
• В системе реализована возможность установки контрольных ограничений при вводе данных (сверка с нормативами) – как путем прямых запретов ввода в систему данных, не отвечающих требованиям, так и предупреждения пользователей об ошибках.
• Система обеспечивает пользователей возможностью обмена необходимой информацией в пределах процессов согласования (к примеру, прикреплять к заявкам на согласование различные документы-основания и остальную дополнительную информацию).
• Система поддерживает возможность он-лайн работы (web-интерфейс) по ввода и обработке бюджетных данных, просмотра бюджетных и фактических данных; аналитических возможностей.
• Ролевые специализации в системе имеют большое количество настраиваемых параметров, которые складываются из предоставления различных уровней доступа, как к разделам, так и к функционалам системы. Предусмотрены возможности ограничений в привязке к статьям доходов / расходов, бюджетным и отчетным формам, продуктам и подразделениям, типам действий (ввод / просмотр / согласование / внесение исправлений).
• В системе реализованы единые для всех моделей справочники по всем показателям и аналитикам. Существует подсистема ведения нормативно-справочной информации с возможностью редактирования и интеграции с информационной системой бухгалтерского учёта. Структура справочников  легко модифицируема (добавление новых справочников, настройка связей, как между справочниками, так и между актуальными и устаревшими значениями имеющихся справочников).
• Система поддерживает процессы протоколирования всех операций с возможностью полноценных и детализированных отчетов, а также позволяет  отслеживать информацию по возникающим ошибкам  и составлять по ним отчеты.
• В системе предусмотрена возможность отмены последних действий (на несколько шагов назад).
• Система дает возможность гибкой настройки форм ввода данных, а также уже заложенных в систему шаблонов.
• В Системе предусмотрено формирование настраиваемых печатных форм, а также предусмотрен функционал для быстрого добавления  печатных форм без участия разработчика.
• В Системе предусмотрена возможность настройки панель быстрого доступа к различным разделам системы, с которым они чаще всего работают, для упрощения процессов получения справочной информации в момент принятия решений.  

Учет производственных операций

• Система предоставляет возможность планирования бюджета как «сверху-вниз», так и «снизу-вверх» (ЦО-Филиал, Филиал-ЦО); данный процесс поддается гибкой настройке, при этом он может проходить последовательно и/или параллельно.
• В системе предусмотрена возможность ввода Целевых показателей (заполнения бюджетной формы) как вручную, так и загрузкой из файла Excel.
• Система поддерживает возможность автоматического и ручного распределения целевых показателей на более низкие уровни планирования (годовой план – на кварталы и месяцы,  (например, по базам, учитывающим сезонность продаж или заданную динамику роста), план по Компании – на филиалы) и обратную консолидацию бюджетов низкого уровня (план по Филиалам – на уровень Компании, план по Точкам продаж – на уровень Итого).  

Учет финансово-хозяйственных операций

• Система обеспечивает возможность установления правил на формирование бюджета, при которых присутствует разграничение на процессы формирования снизу-вверх (ограничения на вводимые параметры) и сверху-вниз (возможность использования нормативов), предусмотрена возможность использования различных принципов для разных показателей (кодов бюджетной классификации): по одним статьям планирование должно осуществляться на основе нормативов с возможностью последующей корректировки, по другим – путем формирования ресурсных планов подразделениями-заказчиками с последующим контролем на соответствие целевым ограничениям и согласованием подразделениями – кураторами статей бюджета. Ресурсные планы могут формироваться как в монетарном, так и в количественном выражении (с последующим преобразованием в финансовые показатели на основе нормативов).
• Формируемые плановые показатели могут быть либо четко привязаны к конкретным подразделениям (и консолидироваться в итоге в «бюджет подразделения»), либо относится в «резервные фонды кураторов бюджета». 

Учет внесения изменений в бюджет, согласование изменений

• Система в части отражения (подготовки) плановых данных должна поддерживает возможность формирования внутренних корректировок бюджета (без согласования) и возможность формирования заявок на изменение бюджета (с согласованием).
• В рамках ведения версии «текущий план» Система позволяет учитывать следующие способы внесения корректировок бюджета:
• Внутренние корректировки бюджета (реклассификация в рамках бюджета подразделения и внутри группы статей или периода):
• В системе существует возможность гибкой настройки правил, по которым подразделения могут формировать изменения в системе по своим показателям.
• Корректировки на основании Заявок на изменение бюджета:
• Системой предусмотрена возможность формирования заявок на изменение бюджета, которые не входят в рамки правил, которые позволяют формировать внутренние корректировки.
• Процесс формирования заявки на изменение бюджета:
• Пользователь имеет возможность прикрепить различные документы к заявке;
• Каждая заявка может быть согласована несколькими ответственными лицами, которые имеют доступ к этой заявке и все содержащейся в ней информации;
• Процесс согласования заявки на изменение бюджета поддерживаться графиком событий, который выполняет контролирующую функцию и функцию оповещения;
• Процесс согласования должен имеет гибкую настройку и проходит как в параллельном, так и последовательном режиме;
• В Системе предусмотрена функция пере согласования заявки (то есть перенаправление ответственности за согласование от одного согласующего к другому, данный процесс также вызывает оповещение всех задействованных лиц);
• В момент окончательного согласования изменения бюджета заявка получает статус утвержденной и изменения, которые она вносит в бюджет, отражаются в актуальных данных по системе (в срезе «актуальный план»);
• У всех участников процесса согласования заявки на изменение бюджета существует возможность обратной связи с другими участниками;
• Согласующие лица имеют возможность внесения корректировок в заявку (данные изменение сопровождаться оповещением всех задействованных лиц) по большинству аналитик (существует гибкая настройка параметров согласования).
• Предусмотрена возможность реализации бизнес-процесса, когда корректировки текущего плана формируются в системе автоматически на основании согласованных / осуществленных изменений в иных системах, например, ИБР: Договорной учет.
• Доступ пользователей на формирование, просмотр, согласование заявок  гибко настраивается на основе состава статей, подразделения и иных признаков включая должность пользователя.
• В системе реализована возможность хранения всей истории по изменению бюджета.
• В системе реализована возможность автоматической отмены проведенных операций.  

Учет аллокаций / распределения показателей

• В системе реализованы механизмы и возможно настроить алгоритмы аллокации (распределения) расходов, как на этапах планирования, так и на этапах подготовки отчетности об исполнении бюджета.
• Под процедурой аллокации понимаются следующие возможности:
• Распределение всех расходов, не привязанных к конечным подразделениям, на подразделения Компании.
• Распределение расходов, не привязанных к конечным направлениям деятельности (линии бизнеса) на направления деятельности.
• Распределение расходов, не привязанных к конечным проектам на проекты.
• Использование в качестве базы распределения показателей выручки, численности, немонетарных/натуральных показателей.
• Использование при расчёте базы распределения настраиваемой с учетом периметра (пример выручка по направлению или списку направлений, подразделению или списку).
• Алгоритмы, используемые в рамках процедур аллокации и распределения, подразумевают использование в качестве баз распределения как системные (например, «планируемые объёмы» или «численность персонала»), так и вручную определяемые / корректируемые показатели.  

Финансовое моделирование

• Осуществление возможности планирования в среднесрочной перспективе –на 2-5 лет, в том числе возможность планирования независимого друг от друга и от основной бюджетной модели, но при этом:
• При необходимости Модели могут основываться на тех же параметрах, что и основная бюджетная модель (например, они могут использовать из бюджетной модели нормативы расходов и выработки, а также относительные соотношения страховой деятельности),
• Определенные в Моделях плановые показатели могут быть использованы в бюджетной модели (причем они могут быть для нее как источником данных, так и источником контрольных соотношений).
• Финансовые модели в системе могут включать как минимум два типа: «Стратегия компании» (одна многоверсионная модель) и «Финансовые модели проектов» (множество моделей, разрабатываемых по типовому шаблону, каждая из которых может иметь много версий).
• Модель «Стратегия компании» могут иметь версионность и позволять сравнивать соответствующие показатели с данными бюджета на соответствующий год. К примеру, срез «стратегия» может использоваться в данной модели, тогда как данные для срезов «план» и «факт» должны загружаться из основной бюджетной модели и служить для обеспечения сравнения бюджетных и фактических целевых показателей, определенных в Стратегии.
• Модели «Финансовые модели проектов» представляют собой среднесрочные финансовые планы показателей проектов / подразделений. Данные модели могут использовать параметры из бюджетных моделей и обеспечивать расчеты финансового результата, окупаемости и рентабельности проектов. Модели могут быть типовыми, но при этом формироваться независимо для разных подразделений / проектов, позволяя при этом использовать или копировать данные, как из моделей других проектов, так и из основной бюджетной модели. Иерархии согласования определяются индивидуально для каждой Финансовой модели проекта.  

Отчетность

• Система поддерживать возможность самостоятельного (ручного) построения отчетности на основе имеющихся в системе данных и измерений.
• Отчетность имеет возможность детализации любой информации до первоисточника, а также консолидировать данные по некоторым параметрам.
• В системе могут быть заранее заложены «шаблоны» отчетов, готовые к использованию (пред настроенные отчеты для формирования ежеквартальной и ежемесячной регламентной отчетности об исполнении бюджета). Также существует возможность сформирования новых отчетов на основе шаблона, но с изменением параметров и аналитик, и сохранить его как новый шаблон.
• Все отчеты имеют возможность для печати в заранее подготовленные печатные формы, а также возможность формирования печатных форм.
• Вся отчетность имеет гибкую систему импорта / экспорта данных в Excel для последующей обработки.
• Отчеты поддерживают как табличное отображение, так и возможность настраиваемого графического отображения (графики, гистограммы и т.п.).
• В целом, система отчетности максимально гибка в плане настройки и отображения данных (форматы, структуры, аналитические срезы).
• В системе предусмотрена механика разграничения доступов к отчетным данным для различных подразделений на основе прав и полномочий. 

Интеграция с прочими системами (опционально)

• 1С:Бухгалтерия (типовые решения) – система бухгалтерского учета (в части загрузки фактических агрегатных данных в необходимых срезах);
• ИБР: Казначейство в части использования плановых данных, а также интеграции в рамках бизнес-процессов согласования сверх бюджетных платежей и изменения текущей версии бюджета.
• MS Excel – в части информации, не содержащейся в IT-системах (загрузка дополнительных управленческих данных / показателей).