Проект: "Автоматизация договорного учета"

Заказчик: ООО "БиоЛайн"
Проект реализован на базе ИБР: Документооборот КОРП, 1С:Комплексная автоматизация 8, БИТ:Финанс и CRM.
FAQ: ответы на часто задаваемые вопросы.

​С августа 2013 года ведение преддоговорной, договорной работы и завершения договоров осуществляется в единой информационной системе (конфигурации на платформе 1С:Предприятие 8).

Количественные характеристики внедрения:

• численность персонала: более 200 сотрудников;
• количество автоматизированных рабочих мест: более 70 ед.;
• количество филиалов: 2 ед.;
• период внедрения: 1,5 месяца;
• формат поддержки: консультирование по запросам сотрудников в течение 1 месяца;
• настроенный обмен данными с системами: 1С:Комплексная автоматизация, БИТ:Финанс.

Внедренная ИБР: Документооборот КОРП в части договорной работы соответствует следующим требованиям:

Требования к Системе управления договорами в целом

• данные в Системе Договорного учета совместимы по содержанию, кодированию, формату и форме представления информации как получаемой, так и выдаваемой компонентами системы;
• конфигурация Системы Договорного учета обеспечивает возможность развития (модернизации) системы путем добавлением программных модулей без нарушения функционирования имеющихся;
• максимально обеспечен принцип однократного ввода первичных данных;
• наличие встроенных средств мониторинга обеспечивает авторизацию действий пользователей на уровне внесения изменений в документы, проведения транзакций.

Требования к основным функциям

• формирование, согласование и утверждение договоров;
• возможность отслеживания связей подчиненности между документами;
• коллективная работа с договором (подразумевает параллельное редактирование версий файлов договора при согласовании, возможность сравнения версий реализуется средствами доступного текстового редактора);
• параллельное редактирование файлов договора);
• присоединение к договорам отдельных файлов (документов);
• маршрутизация договоров в процессе согласования;
• напоминание о сроках по договору в целом и по отдельным стадиям Договора;
• ведение в карточке договора перечня этапов по договору с указанием плановых и фактических сроков по каждой этапу;
• ведение графика оплаты по договору;
• отражение оплаты по договорам;
• отражение изменений статуса договоров;
• отслеживание связей договора с документами, на основании которых был подготовлен договор и с документами, подготовленными на основании договора;
• формирование отчетности по договорам;
• претензионно-исковая работа;
• ведение архива договоров;
• поддержка версионности используемых в системе документов;
• настройка сценариев (маршрутов) согласования.

Требования к вспомогательным функциям

• хранение нормативно-справочной информации (Валюты, Виды договоров, Структура организации, Статусы, Номенклатура дел, Проекты, Статьи бюджета) и доступ к ней;
• полнотекстовый поиск по информационной базе системы;
• возможность прикрепления файлов к объектам системы в системе договорного учета;
• наличие механизма настройки бланков, печатных форм, для объектов системы;
• возможность постановки задач/поручения и отслеживание исполнения;
• механизм настройки префиксов для документов Системы.

Доходные договоры

• все типы доходных договоров;
• государственные контракты;

Расходные договоры включают

• договоры с иностранными поставщиками – Контракты ВЭД;
• с российскими поставщиками (для выполнения доходных договоров);
• хозяйственные договоры;
• прочие договоры.